Manajemen Pengawasan / Pengendalian Intern

Sistem Pengendalian Intern merupakan proses yang integral

pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus-menerus

oleh organ dan seluruh pekerja untuk memberikan keyakinan

 memadai atas tercapainya tujuan perusahaan melalui kegiatan

yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan,

pengamanan aset perusahaan, dan ketaatan terhadap

peraturan perundang-undangan.

Sebagai implementasi dari peraturan tersebut, KAI telah

mengembangkan sistem pengendalian intern yang antara lain mencakup:

a.       Lingkungan pengendalian

1) Integritas dan Nilai Etika

      Perusahaan telah memperhatikan nilai-nilai etika

                  dalam operasi untuk memaksimalkan profit.

                  Misi perusahaan tidak bertentangan dengan tujuan

                  pembangunan. Dalam pelaksanaan operasi,

                  Perusahaan tidak melanggar peraturan

                  Perundangundangan yang berlaku dan sesuai dengan

                  Core business yang ditetapkan dalam akta pendirian atau

      tujuan yang ditetapkan. Dalam penerapan kode etik telah

      ditetapkan SK Direksi No.KEP.U/HK.2015/X/3/KA-2015

      tentang Pedoman Kode Etik (Code of Ethics)

      di lingkungan Perusahaan.

2) Komitmen terhadap Kompetensi

       Direksi dan pejabat Perusahaan berkomitmen untuk

       melaksanakan tugas, wewenang dan tanggung jawab

                   sesuai visi dan misi perusahaan serta melaksanakan

                   tata kelola perusahaan yang baik

                   (Good Corporate Governance).

                  Penyajian Laporan Keuangan dan

                  Laporan Pertanggungjawaban Operasional di

                  bidang tugas masing-mdan wajar. Peningkatan kompetensi

                  berkelanjutan dilakukan melalui pendidikan dan

                  pelatihan di Balai Diklat yang terdapat di Bandung,

      Bekasi, Jogjakarta, dan Palembang.

      Secara berkala Perusahaan mengirimkan pegawai

      untuk Meningkatkan kompetensi ilmu perkretapian

      ke Perancis dan China.

3) Partisipasi Dewan Komisaris dan Komite Audit

       Perusahaan mempunyai Dewan Komisaris dan

       Komite Audit yang berasal dari luar Perusahaan

       dan telah memiliki Committee Audit Charter yang

       memuat penjabaran tugas dan wewenang Komite Audit.

      Komite Audit dapat menjalankan fungsinya

      baik dengan manajemen

      (memantau penyajian laporan, pelaksanaan GCG dan

        kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku)

       maupun dengan Dewan Komisaris (menyediakan data).

       Komite Audit melakukan sinergi dengan SPI

       misalnya dalam memantau implementasi SAP,

       melakukan evaluasi kinerja, dll.

4) Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen

       Gaya operasi Manajemen Perusahaan dapat menggerakkan

       dan memberikan motivasi kepada pekerja dari level pejabat

       sampai level terbawah.

      Direksi juga telah mengeluarkan beberapa ide/terobosan baru/inovasi

      Dalam mengembangkan bisnis perusahaan.

      Manajemen telah menyusun rencana strategi jangka menengah

      dan mengkomunikasikan kepada pejabat/staf di bawahnya.

5) Struktur Organisasi

        Struktur Organisasi telah disusun dengan baik dan

        dilakukan perubahan sesuai dengan kondisi saat ini

        untuk mencapai tujuan perusahaan.

        Struktur Organisasi telah dilengkapi dengan

        rincian tugas pokok dan fungsi/job description

        sampai ke level pelaksana.

6) Pemberian Wewenang dan Tanggung Jawab

        Perusahaan telah mengatur ketentuan tentang

        pelimpahan wewenang dan tanggung jawab.

7) Kebijakan dan Praktik SDM

         Perusahaan mempunyai kebijakan-kebijakan terkait dengan SDM,

         seperti Penyesuaian Ijazah (PI), program Diklat berkelanjutan,

         evaluasi kompetensi SDM, kebijakan terkait kesejahteraan pekerja,

         dll.asing disajikan dengan jelas

b. Penaksiran Risiko

Saat ini Perusahaan sedang mengembangkan sistem

informasi untuk pengendalian intern, produksi dan pemasaran

baik volume maupun jenis produk atau lokasi pemasaran,

penambahan pekerja, yang memungkinkan munculnya beberapa risiko,

seperti risiko penyajian laporan keuangan, dll. Untuk mengelola potensi risiko,

Perusahaan telah memiliki unit struktural manajemen

risiko yang bertugas mengelola risiko usaha perusahaan secara terpadu.

c. Aktivitas Pengendalian

1) Kebijakan dan Prosedur

         Perusahaan mempunyai kebijakan terkait dengan operasi

         dan sistem akuntansi/ pelaporan keuangan,prosedur operasi baku

         (Standard Operating Procedures) yang ditetapkan dengan

          Keputusan Direksi atau Pejabat yang berwenang.

2) Review Kinerja

         Perusahaan memiliki rencana strategis yang

         memuat visi, misi, tujuan, dan langkah pencapaian

         tujuan yang menjadi dasar penyusunan RKAP.

                    

        Review kinerja dilakukan secara periodik di masing - masing

                    unit dan hasilnya dilaporkan kepada Direksi terkait.

                    Perusahaan juga menerapkan reward and punishment.

d. Informasi dan Komunikasi

Perusahaan telah memaksimalkan penggunaan teknologi informasi

dan komunikasi dalam hubungannya dengan pemangku kepentingan,

diantaranya dengan memanfaatkan portal BUMN,

membangun website KAI, Rail Ticketing System, dan sistem aplikasi lainnya

(Keuangan, Persediaan, Pengadaan Barang & Jasa), e-office KAI, dll.

e. Pemantauan

1) Pemantauan Atasan Langsung

        Agar fungsi pengendalian intern setiap prosedur operasi

        dapat berjalan dengan baik, selalu dilakukan pemantauan

        oleh atasan langsung pada setiap jenjang organisasi.

        Hasil pantauan tersebut dapat digunakan sebagai dasar

        Pertimbangan penyempurnaan sistem. Masukan dari pelanggan

        juga menjadi salah satu aktivitas pemantauan untuk

        perbaikan pelayanan pelanggan.

2) Internal Audit

       Perusahaan memiliki Unit Internal Audit (SPI)

       Yang bertangung jawab langsung kepada Direktur Utama

       SPI KAI bekerja berdasarkan Program Kerja Audit Tahunan (PKAT)

       yang disusun secara sistematis dan efektif untuk melaksanakan audit

       yang mencakup operasional perusahaan secara keseluruhan.

      Laporan Hasil Audit disampaikan kepada Direksi dan unit terkait

      Untuk dapat ditindaklanjuti. Dalam tugasnya, SPI bersinergi

      dengan auditor eksternal dan Komite Audit.

      SPI sebagai pelaksana fungsi pengawasan intern melakukan

      pemantauan melalui evaluasi atas efektivitas pelaksanaan

      pengendalian intern, manajemen risiko, dan proses tata kelola perusahaan,

      sesuai dengan peraturan perundangundangan dan kebijakan perusahaan.

Evaluasi atas Efektivitas Sistem Pengendalian Intern

Evaluation of Effectiveness of Internal Control System

Evaluasi sistem pengendalian intern dilakukan oleh

Kantor Akuntan Publik melalui kuesioner dengan responden pejabat

di lingkungan Kantor Pusat dan Daerah. Sedangkan evaluasi aspek

teknologi informasi melibatkan responden dari SPI, Manajemen Risiko

dan Sistem Informasi. SPI juga melakukan evaluasi

sistem pengendalian intern melalui kegiatan audit.

Evaluasi oleh SPI meliputi desain sistem pengendalian

intern dan implementasinya. Kelemahan yang ditemukan dinyatakan dalam

 laporan audit sebagai bahan perbaikan. Sehubungan dengan independensi,

SPI hanya menggambarkan kelemahan sistem pengendalian intern dan risiko

 yang timbul akibat kelemahan tersebut.

 SPI tidak turut serta dalam penyusunan sistem