Pendekatan - pendekatan untuk mencapai koordinasi yang Efektif

Pendekatan - pendekatan untuk mencapai koordinasi yang Efektif

  Komunikasi merupakan kunci utama dalam koordinasi yang efektif.
  Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan
  informasi.semakin banyak hal – hal yang tidak pasti pada koordinasi maka akan semakin banyak
  pula informasi yang harus kita dapatkan.karena pada dasarnya koordinasi itu sendiri merupakan
  pemrosessan infornasi yang terorganisasi. Ada tiga macam pendekatan koordinasi yaitu :

1.   Mekanisme Teknik Manajemen Dasar.

   Rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan 

   serta aturanaturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak
   memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.

     - Aturan dan prosedur.
        Merupakan keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk
        menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan
        yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin. - Rencana dan
        Penetapan tujuan. Untuk pengembangannya dapat digunakan untuk
        pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap
        sasaran-sasaran yang sama.hal ini diperlukan bila aturan dan prosedur 
        tidak dapat lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk
        mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.  
2.  Meningakatkan koordinasi potensial.
        Untuk meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan apabila
        terdapat banyak macam satuan organisasi menjadi saling tergantung 
        dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.Hal ini dapat ditingkatkan 
        melalui dua cara, yaitu :

            - Sistem informasi vertikal.
                   Merupakan alat dimana terdapat data yang disalurkan melalui
                   berbagai tingkatan organisasi. Pada hal ini komunikasi dapat terjadi
                   melalui serangkaian perintah yang telah terorganisasi.
                   Sistem informasi ini telah dikembangkan oleh manajemen seperti 
                   pada kegiatan pemasaran ,keuangan, produksi, dan operasi-operasi
                   internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi
                   perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.

              - Hubungan-hubungan lateral (harizontal).
Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral
membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat 
hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
 
Macam hubungan lateral, seperti:
       a). Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan
            efektivitas  dan efisiensi kerja.
       b). Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen 
            sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
       c). Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal 
            dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk 
            bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
       d). Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer 
            produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk,
            jasa atau proyek
            khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan
            perhatian yang terus menerus dari seseorang.
       e). Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan 
           menyetujui
            perumusan anggaran oleh
            satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya.
            Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian tidak secara efektif
            mengoordinasikan tugas tertentu.
       f). Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi 
            penanganan dan penyelesaian proyek proyek yang kompleks.
3. Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
      Dibeberapa situasi kita tidak dapat melakukan penambahan 
      pengordinasian hal ini dikarekan kurang efektif. Penambahan 
      dapat digunakan apabila sebelumnya kita sudah membuat penyediaan 
      tambahan berbagai sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau
      pengelompokkan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas
      dapat berdiri sendiri.

         - Penciptaan berbagai sumber daya tambahan.
         - Penambahan sumber daya dalam hal ini meliputi
         - Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, 
            tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
         - Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri 

      Penciptaan tugas ini sangat di perlukan guna mempermudah pekerjaan
 selain itu Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu 
 tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).
Memelihara Koordinasi Apabila koordinasi sudah berjalan dengan baik 
kita wajib untuk memeliharanya karena tidak mudah untuk menciptakan
 kerjasama yang baik antar individu.

Hal – hal yang harus diperhatikan adalah
- Mengadakan pertemuan resmi (unsur atau unit yang harus dikoordinasikan),
- Mengangkat seseorang, tim, panitia (sebagai koordinator).
- Membuat buku pedoman (berisikan penjelasan tugas masing-masing unit),
- Pimpinan/atasan mengadakan pertemuan-pertemuan informal dengan
   bawahannya (pemberian bimbingan,konsultasi, dan pengarahan)